נוכחות בגן ילדים ובמעון היא שאלה של שעות שלא דומות זו לזו. אחת פותחת ב־6:45, סייעת מגיעה ל־4 שעות בלבד, אחרת נשארת עד סוף היום, ובבוקר שבו מישהי חולה נכנסת ממלאת מקום. מי שמנהלת את זה על דף או בקבוצת וואטסאפ, מגיעה לסוף החודש עם שעות שצריך לשחזר מהזיכרון.
המדריך מיועד למנהלות ולבעלות של גנים פרטיים ומעונות: איך רושמים שעות לצוות עם סידור משתנה, איך מוודאים שבכל שעה יש מספיק אנשים עם הילדים, ואיך מגיעים לדוח חודשי שאפשר להעביר לשכר בלי לחפש.
למה בגן קשה לרשום שעות
בגן אין שעת “תשע עד חמש” אחת לכולן. מה שמסבך את הרישום:
- פתיחה מוקדמת. מי שפותחת את הגן מגיעה לפני כולן. אם הכניסה שלה לא נרשמת, השעה הראשונה נעלמת.
- סייעות במשרה חלקית. כל אחת עם שעות אחרות, ולפעמים ימים אחרים בכל שבוע.
- שעות שחייבים לכסות. הילדים נמצאים בגן לאורך היום, ולכן חשוב לדעת מי נמצאת בכל שעה.
- מחלה וממלאות מקום. בבוקר אחד צריך להחליט מי מחליפה ולרשום את שתיהן נכון.
- סגירה בסוף היום. מי שנשארת אחרונה מסדרת וסוגרת את הגן, והזמן הזה הוא חלק מהעבודה.
כל אחד מאלה הוא סיבה לטעות קטנה בדוח, וטעויות קטנות הן בדיוק מה שנהפך לשיחה לא נעימה על התלוש.
פתיחה מוקדמת וסגירה מאוחרת
המנהלת או הסייעת שפותחת את הגן עובדת מרגע שהיא נכנסת, ולא מהרגע שהילדים מגיעים. כדי שהזמן הזה יירשם, כדאי שכל אחת תחתים כניסה כשהיא מגיעה בפועל, ושהשעה תישמר כמו שהיא, בלי עיגול ובלי “בערך”.
אותו כלל חל על הסוף: הכניסה והיציאה האמיתיות הן הבסיס לדוח. אם מישהי מגיעה מוקדם מהרגיל, המדריך על עובד שמגיע מוקדם מסביר איך מבדילים בין זמן עבודה לבין הגעה מוקדמת שלא נועדה לעבודה. ואם מישהי מאחרת, יש מדריך לאיחורים עם נוהל קצר שאפשר לאמץ גם בגן.
סייעות במשרה חלקית ועובדות שעתיות
חלק מהצוות בגן מקבלות שכר לפי שעות. אצל עובדת שעתית השכר נגזר ישירות מהשעות שנרשמו, ולכן כל כניסה שלא נרשמה היא כסף שלא מגיע לה. מה שמגיע לעובדת שעתית ואיך זה שונה ממשכורת חודשית, תמצאו במדריך עובד שעתי.
כשהשעות משתנות מיום ליום, ההחתמה היא הדרך הפשוטה לשמור על דיוק. בסוף החודש הדוח של כל עובדת מראה בדיוק את הימים והשעות, ואין צורך לשחזר.
מי בגן עכשיו
בגן, השאלה “כמה אנשי צוות יש כרגע?” חשובה יותר מכל דוח. כשהכניסות נרשמות בזמן אמת, המנהלת רואה מי כבר הגיעה ומי עוד לא, בלי להתקשר לכולן. הפרטים במדריך לנוכחות בזמן אמת. מנהלי בית ספר ומוסד חינוך, עם מורים, מזכירות ואנשי צוות נוספים, ימצאו את הנושא במדריך נוכחות בבית ספר ובמוסד חינוך.
כך גם מזהים בבוקר שחסרה אחת מהצוות, ומספיקים להחליט אם להזמין ממלאת מקום לפני שהילדים מגיעים.
מחלה וממלאות מקום
בבוקר שבו סייעת חולה, שני דברים צריכים להירשם: ההיעדרות שלה, והשעות של מי שבאה במקומה.
- רושמים יום מחלה לסייעת. ההיעדרות נרשמת בסוג שלה, ולא כיום חופש או כיום ריק.
- ממלאת המקום מדווחת שעות כמו כל עובדת, מהנייד או מהשעון.
- מצרפים אישור מחלה אם צריך. אילו אישורים מקובלים: מדריך אישור מחלה.
כך הדוח של הסייעת מראה מחלה, הדוח של ממלאת המקום מראה את שעות העבודה שלה, והמנהלת רואה את התמונה המלאה. כללי ימי המחלה עצמם נמצאים במדריך ימי מחלה לפי חוק.
הדוח החודשי לשכר
בסוף החודש כל עובדת צריכה דוח אחד: ימי עבודה, שעות, היעדרויות. דוח הנוכחות החודשי כולל את כל אלה, והמנהלת עוברת עליו לפני שמעבירים אותו לחשב השכר. אילו בדיקות כדאי לעשות לפני כן: בדיקת דוח נוכחות לפני שכר.
ככלל, מעסיק חייב לנהל רישום של שעות העבודה בפועל, וגן או מעון אינם יוצאי דופן. הסבר קצר על חובת הרישום. זה מידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. לגבי המקרה שלכם, בדקו ב”כל זכות” או מול עורך דין לדיני עבודה.
איך זה נראה ב־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות שמאפשרת לכל הצוות לדווח מאותו מקום:
- דיווח מהנייד או מהשעון. העובדות מדווחות כניסה ויציאה מהאפליקציה (Android ו־iOS), מהמחשב או משעון נוכחות שמותקן בכניסה לגן.
- מי בגן עכשיו. המנהלת רואה בזמן אמת מי החתימה כניסה.
- מחלה וחופשה באותה מערכת. היעדרויות נרשמות לפי סוג, ליד שעות העבודה.
- אישור מנהלת. המנהלת עוברת על הדיווחים ומאשרת אותם לפני הסגירה.
- קובץ לשכר. בסוף החודש השעות המאושרות יוצאות בקובץ מוכן למערכת השכר.
רוצים לראות איך זה עובד אצל צוות עם שעות שונות? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.