לוח זמנים שכר הוא הסדר שחוזר אצל כל מעסיק בכל חודש: סוגרים את הנוכחות, מעבירים לשכר, משלמים ומוסרים תלוש עד ה־9, מפקידים לפנסיה עד ה־15 לכל המאוחר, ומגישים את טופס 102 עד ה־16. שלושה מועדים שקבועים בחוק ובתקנות, וכולם נופלים בשבועיים הראשונים של החודש.
המדריך מיועד למעסיקים, למנהלות משרד ולמי שמכין את השכר: מה עושים בכל שלב, עד מתי, מה עולה איחור, ואיך מסדרים את סוף החודש כך שכל המועדים שאחריו עוברים בשקט.
לוח הזמנים בקצרה
הדוגמה: המשכורת של ספטמבר.
| מתי | מה עושים | לפי מה |
|---|---|---|
| סוף ספטמבר | סוגרים את הנוכחות: שעות, שעות נוספות והיעדרויות, עם אישור מנהל | סדר עבודה |
| הימים הראשונים של אוקטובר | מעבירים לשכר, מחשבים ובודקים את התלושים | סדר עבודה |
| עד 9 באוקטובר | משלמים את המשכורת ומוסרים לעובדים תלוש | חוק הגנת השכר |
| תוך 7 ימי עסקים מהתשלום, ולא יאוחר מ־15 באוקטובר | מפקידים לפנסיה | תקנות התשלומים לקופת גמל |
| עד 16 באוקטובר | מגישים טופס 102 ומשלמים את המס שנוכה | תקנות מס הכנסה |
שתי השורות הראשונות לא כתובות בשום חוק, אבל כל השאר תלוי בהן. משכורת לא יוצאת בזמן כשהשעות עוד לא סגורות.
סוף החודש: סוגרים את הנוכחות
השכר של החודש נבנה מהנוכחות שלו. כל שעה שחסרה, כל יום חופשה שלא סומן וכל שעה נוספת שנרשמה כרגילה, עוברים מהדוח לתלוש. ומשם גם להפקדה לפנסיה ולדיווח למס הכנסה. לכן הצעד הראשון בלוח הזמנים הוא גם החשוב ביותר.
מה צריך להיות סגור ביום האחרון של החודש:
- כניסה ויציאה לכל יום עבודה. יום בלי יציאה מתקנים עכשיו, כשהעובד עוד זוכר מתי הלך הביתה, ולא אחרי שהתלוש כבר יצא.
- שעות נוספות בנפרד מהשעות הרגילות. הן משולמות בתעריף אחר, ובדרך כלל גם לא נכנסות לבסיס של ההפקדה לפנסיה.
- סוג לכל היעדרות. חופשה, מחלה, מילואים או חופשה ללא תשלום. יום ריק בדוח הוא שאלה פתוחה שמישהו יצטרך לברר בתחילת החודש.
- אישור מנהל. כל מנהל מאשר את השעות וההיעדרויות של הצוות שלו. מנהל שמאשר כל שבוע מגיע לסוף החודש עם בדיקה קצרה, ולא עם שלושים ימים לאשר בבת אחת.
מה בודקים בדוח עצמו לפני שהוא עובר הלאה, במדריך לדוח שעות עבודה חודשי ובמדריך לדוח נוכחות חודשי.
הימים הראשונים: מהנוכחות לתלוש
בין סוף החודש ל־9 יש כמה ימי עבודה בלבד, ובחודשים עם חגים, כמו תשרי וניסן, עוד פחות. בימים האלה:
- מעבירים לשכר את השעות וההיעדרויות שאושרו. מי שמכין את השכר צריך נתונים סופיים, לא טיוטה שעוד תשתנה.
- בודקים את העובדים החדשים. תאריך תחילת עבודה, טופס 101 מלא, והאם יש להם קרן פנסיה פעילה. התשובה האחרונה קובעת מתי מתחילים להפריש. כל השלבים, במדריך לקליטת עובד חדש.
- בודקים את מי שסיים לעבוד. לפי חוק הגנת השכר, המשכורת של החודש האחרון יוצאת באותו מועד שהייתה יוצאת אילו המשיך לעבוד.
- מחשבים ובודקים את התלושים לפני שהם יוצאים: ברוטו, ניכויים, הפרשות ונטו. מה בודקים שורה אחרי שורה, במדריך לבדיקת תלוש שכר.
עד ה־9: משכורת ותלוש
לפי חוק הגנת השכר, משכורת חודשית מגיעה לעובד עם תום החודש. מעסיק ששילם עד היום התשיעי שאחריו, כלומר עד ה־9 בחודש הבא, שילם בזמן. אותו כלל חל על עובד בשכר שעתי, יומי או שבועי שעבד במשך כל החודש.
גם התלוש עד ה־9. החוק קובע שהרישום בפנקס השכר ומסירת התלוש לעובד נעשים לא יאוחר מאותו יום. כלומר, ב־9 בחודש צריכים להיות בידי העובד גם הכסף וגם התלוש.
מה־10 בחודש המשכורת היא “שכר מולן”, ומתווסף לה פיצוי הלנת שכר. לפי אחד משני החישובים שבחוק, 5% על השבוע הראשון ו־10% על כל שבוע נוסף. על משכורת של 10,000 ש״ח שאיחרה שבועיים וחצי, זה 2,500 ש״ח. החישוב המלא והחריגים, במדריך למועד תשלום משכורת. מה עוד נחשב הלנה, כמו הפקדה לפנסיה שלא הועברה, במדריך להלנת שכר.
הפקדות לפנסיה: עד ה־15, ולפעמים לפני
כאן רוב המעסיקים זוכרים רק חצי מהכלל. לפי תקנות התשלומים לקופת גמל, את ההפקדות מעבירים לקופה לא יאוחר מהמוקדם מבין שני מועדים:
- שבעה ימי עסקים מהיום ששולמה המשכורת לעובד.
- 15 ימים מתום החודש שבעדו משולמת המשכורת. בפועל, ה־15 בחודש הבא.
כלומר, ה־15 הוא המועד האחרון, לא היעד. מי שמשלם את המשכורת של ספטמבר ב־9 באוקטובר, מפקיד עד ה־15. מי שמשלם כבר ב־1 באוקטובר, צריך להפקיד תוך שבעה ימי עסקים, ובדרך כלל זה יוצא לפני ה־15.
שלושה דברים שכדאי לדעת:
- החלק של העובד יוצא יחד עם המשכורת. המעסיק מנכה אותו מהשכר כשהוא משלם, ומעביר אותו לקופה באותו מועד של ההפקדה שלו.
- ההפקדה באה עם דיווח. ככלל, לכל עובד מדווחים לקופה את החודש שבעדו ההפקדה, את השכר שלפיו חושבה, ואת השיעור והסכום של כל רכיב: תגמולי עובד, תגמולי מעסיק ופיצויים. כשהשעות לא נכונות, גם הדיווח הזה לא נכון.
- איחור עולה ריבית. מעסיק שלא הפקיד במועד משלם לקופה ריבית מה־16 בחודש שאחרי חודש העבודה ועד יום ההפקדה בפועל, בשיעור שמפרסם החשב הכללי.
כמה מפרישים, מאיזה שכר ומאיזה יום, במדריך לפנסיה חובה.
עד ה־16: טופס 102
טופס 102 הוא הדוח החודשי של המעסיק למס הכנסה. לפי תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), מגישים אותו עד ה־16 בכל חודש, ומדווחים בו כמה עובדים קיבלו שכר, כמה שולם להם וכמה מס נוכה. באותו מועד משלמים גם את המס שנוכה.
הדוח לא מכסה חודש קלנדרי, אלא את התשלומים שיצאו בין ה־14 בחודש הקודם ל־13 בחודש הדיווח. לכן משכורת ספטמבר ששולמה עד 9 באוקטובר נכנסת לטופס 102 שמוגש עד 16 באוקטובר.
אם את השכר מכין משרד חיצוני או רואה חשבון, כדאי לקבוע מראש מי מגיש את הטופס ומי משלם, כדי שאף אחד לא יחכה לשני.
רשימת בדיקה לחודש שכר
- ביום האחרון של החודש: לכל עובד יש כניסה ויציאה בכל יום עבודה?
- שעות נוספות רשומות בנפרד מהשעות הרגילות?
- לכל היעדרות יש סוג, ומנהל אישר אותה?
- עובדים חדשים: רשום תאריך תחילת עבודה, טופס 101 מלא ונבדק אם יש קרן פנסיה?
- עובדים שסיימו: המשכורת האחרונה מתוכננת לאותו מועד כמו כל חודש?
- הקובץ לשכר יצא עם נתונים סופיים ומאושרים?
- התלושים נבדקו, והמשכורת והתלוש יגיעו לעובדים עד ה־9?
- ההפקדות לפנסיה יוצאות תוך שבעה ימי עסקים מיום התשלום, ולא אחרי ה־15?
- טופס 102 מוגש והמס שנוכה משולם עד ה־16?
שלושת הסעיפים הראשונים קובעים את כל השאר. חודש שנסגר נכון ביום האחרון שלו הוא חודש שבו שאר המועדים הם בדיקה, ולא מרוץ.
איך זה נראה ב־ProperTime
- שעות מכל מקום: העובדים מחתימים באפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון נוכחות, ועובד ששכח לדווח מקבל תזכורת. השעות נכנסות לדוח החודשי באותו יום.
- אישורים לאורך החודש: מנהלים מאשרים שעות והיעדרויות כל שבוע, וכל היעדרות נרשמת בסוג שלה. איך מגדירים, במדריך לניהול היעדרויות עובדים.
- קובץ מוכן לשכר: כשסוגרים את החודש, השעות וההיעדרויות שאושרו ממופות לקודי השכר שלכם ויוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. מי שמכין את השכר מתחיל לעבוד כבר בתחילת החודש, על נתונים שכבר נבדקו.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. הסכם קיבוצי, צו הרחבה או חוזה העבודה יכולים לקבוע הוראות נוספות. את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקורות, מול מי שמכין לכם את השכר או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק הגנת השכר, התשי״ח–1958, סעיפים 1, 9, 10, 12, 17 ו־24; תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל), התשע״ד–2014, תקנות 2, 3, 10 ו־11; תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), התשנ״ג–1993, תקנה 11.
רוצים שהנוכחות תגיע לשכר סגורה ומאושרת כבר בתחילת החודש? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.