החלפת מערכת נוכחות באמצע השנה מלחיצה בעיקר בגלל חודש אחד: החודש הראשון, שבו התלושים תלויים במערכת שעוד לא הכרתם. הסוד הוא לא לעבור מהר, אלא לעבור מסודר: לבחור תאריך נכון, להעביר רק את מה שצריך, להריץ את שתי המערכות במקביל לזמן קצר, ולבדוק את השכר הראשון לפני שהתלושים יוצאים.
המדריך עובר על המעבר לפי הסדר, מההחלטה ועד התלוש הראשון. עוד לא החלטתם אם להחליף? אלה הסימנים שהגיע הזמן להחליף שעון נוכחות. עדיין משווים בין מערכות? ריכזנו 7 דברים לבדוק לפני שבוחרים.
בוחרים תאריך: עוברים ב־1 לחודש
הכלל הכי חשוב: כל חודש שכר מגיע ממערכת אחת. מעבר ב־15 לחודש אומר שחצי חודש נמצא במערכת הישנה וחצי בחדשה, ומישהו צריך לחבר אותם ביד בדיוק בחודש שבו הכי קל לטעות. לכן עוברים בתחילת חודש שכר.
איזה חודש? חודש רגיל ושקט:
- לא בחודש של חגים ארוכים או של עומס מיוחד בעסק, כשיש הרבה היעדרויות, משמרות ושעות נוספות.
- לא כשמי שמכין את השכר בחופשה. בחודש הראשון הוא צריך להיות זמין.
- לא בחודש שבו מצטרפים הרבה עובדים חדשים. קודם מעבירים את הצוות הקיים, ואחר כך קולטים.
ומתחילים להתכונן שבועיים או שלושה לפני התאריך: מספיק זמן כדי להקים את העובדים, לנסות את ההחתמה ולתקן הגדרות, בלי לגעת בחודש שעוד רץ.
מה מעבירים מהמערכת הישנה
לא צריך להעביר את כל ההיסטוריה למערכת החדשה. צריך להעביר את מה שהמערכת החדשה צריכה כדי לעבוד מהיום הראשון, ולשמור את כל השאר בצד.
מה נכנס למערכת החדשה:
- רשימת העובדים: שם, תעודת זהות, ומספר העובד כמו שהוא מופיע במערכת השכר. אם המספר לא תואם, הקובץ לשכר לא ישויך לעובד הנכון.
- מי המנהל של כל עובד, כלומר מי מאשר את הדיווחים שלו.
- היקף המשרה ושעות העבודה הרגילות של כל עובד או קבוצת עובדים. מי שצריך לבדוק את ההיקף לפני שמעבירים, ימצא את ההסבר בחישוב אחוז משרה.
- סוגי ההיעדרות שבשימוש אצלכם (חופשה, מחלה, מילואים ועוד), ולצד כל אחד קוד השכר שלו. בקשו את הרשימה ממי שמכין את השכר: זה מה שמאפשר להיעדרות להיקלט בתלוש בקוד הנכון.
- כללי השעות הנוספות כמו שהם נהוגים אצלכם: מאיזו שעה ובאיזה תעריף.
- לקוחות, פרויקטים ומשימות, אם העובדים מדווחים שעות לפי פרויקט.
מה נשאר בצד, אבל שמור: הנוכחות של החודשים שעברו. לפני שמנתקים את המערכת הישנה, מוציאים ממנה דוחות מלאים לכל עובד ולכל חודש, ושומרים אותם במקום מסודר. רישומי נוכחות הם לא רק נייר: בבירור על שעות נוספות או בביקורת, הם מה שמראה מה באמת קרה. מה דורשת חובת רישום נוכחות.
ויתרות החופשה והמחלה? הן מופיעות בתלוש, ובדרך כלל מנוהלות במערכת השכר. בדקו מול חשב השכר מאיפה הן נלקחות, כדי שאף יתרה לא תיספר פעמיים או תיעלם.
מקימים עובדים ושעונים
בשלב הזה המערכת החדשה מקבלת צורה. ב־ProperTime מייבאים את פרטי העובדים, משייכים לכל עובד את המנהל שלו ואת סוגי ההיעדרות שרלוונטיים לו, וצוות התמיכה זמין לכל שאלה בדרך.
איך כל עובד יחתים. לא חייבים לבחור שיטה אחת לכל העסק:
- מהנייד, באפליקציה ל־Android ול־iOS. מתאים לעובדי שטח, לטכנאים ולמי שעובד מהבית. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום.
- מהמחשב, בדפדפן. בלי חומרה ובלי התקנה.
- בשעון נוכחות בכניסה, לעובדים שמגיעים כל יום לאותו מקום. השעון שאנחנו מספקים הוא שעון טביעת אצבע דגם US10C: מחברים אותו לרשת המשרד בכבל רשת, והוא מזהה עובדים בטביעת אצבע וגם בכרטיס או בתג קרבה.
כל ההחתמות, מכל הדרכים, נכנסות לאותה מערכת ולאותו דוח.
עוברים משעון כרטיס מגנטי? כדאי להכיר את התקלות שחוזרות בו ולוודא שהן לא עוברות איתכם: שעון נוכחות כרטיס מגנטי.
עוברים לטביעת אצבע? כדאי להסביר לעובדים מראש מה השעון שומר ולמה, ולתת חלופה למי שמעדיף כרטיס. מה החוק אומר על זה, בפרק טביעת אצבע ופרטיות העובדים.
יום ניסיון לפני היום הראשון. כמה ימים לפני המעבר, בקשו מכמה עובדים מכל סוג, אחד מהשטח, אחד מהמשרד ואחד שמחתים בשעון, להחתים במערכת החדשה. כך מגלים עובד שלא שויך למנהל או סוג היעדרות שחסר, עוד לפני שזה חשוב.
הודעה קצרה לעובדים. שלוש שורות מספיקות: מאיזה תאריך מחתימים במערכת החדשה, איך מחתימים, ולמי פונים כשמשהו לא עובד. עובד שיודע מה מצופה ממנו לא שולח בסוף החודש “שכחתי”.
החודש הראשון: הרצה מקבילה ואישורים כל שבוע
שבוע או שבועיים במקביל. בתחילת החודש העובדים מחתימים בשתי המערכות. בסוף כל שבוע משווים את הסיכומים של כל עובד: שעות, שעות נוספות והיעדרויות. פער כמעט תמיד מצביע על הגדרה: יום עבודה שהוגדר קצר מדי, הפסקה שנספרת אחרת, סוג היעדרות שלא שויך. מתקנים, ובשבוע הבא כבר משווים שוב. כשההשוואה יוצאת נקייה, מפסיקים להחתים במערכת הישנה.
ההרצה המקבילה היא רשת ביטחון, לא שיטת עבודה. מעבר לשבועיים, העובדים מתבלבלים באיזו מערכת הם “באמת” מחתימים, והטעויות מתחילות דווקא משם.
אישורים כל שבוע, מהשבוע הראשון. בחודש הראשון לא מחכים לסוף החודש. כל מנהל עובר פעם בשבוע על הדיווחים של הצוות שלו, משלים חורים ומאשר. ב־ProperTime העובדים מקבלים תזכורת כששכחו לדווח, והמנהל מקבל דיווחים יומיים והתראות, כך שמתקנים במהלך החודש ולא ביום הסגירה. מה בודקים בכל שבוע, במדריך דוח נוכחות חודשי.
וגם בחודש של המעבר, החוק לא נותן הנחה: לפי סעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה, רושמים את שעות העבודה באופן שוטף, לפי השעות שהעובד עבד בפועל (נוסח החוק נבדק באוקטובר 2026). זו עוד סיבה לא להשאיר ימים חסרים “לסוף החודש, כשהמערכת תתייצב”.
בדיקת השכר הראשון
כאן נבחן המעבר. הסדר:
- סוגרים את החודש רק אחרי שכל המנהלים אישרו.
- משווים את הסיכומים של כל עובד בדוח לחודש הקודם ולהרצה המקבילה. עובד שעבד חודש רגיל ופתאום יש לו 30 שעות נוספות? בודקים את ההגדרה לפני שממשיכים.
- מפיקים את הקובץ לשכר. ב־ProperTime הקובץ יוצא מהדיווחים שאושרו, מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות כמו מיכפל, מלם, שיקלולית וחשבים. השעות הנוספות מחושבות לפי ההגדרות של הארגון, וההיעדרויות מותאמות לקודי השכר שלכם.
- טוענים ומשווים שוב. סך השעות, השעות הנוספות וההיעדרויות במערכת השכר צריכים להיות זהים לדוח.
- בודקים שלושה תלושים, שורה אחר שורה: עובד שעתי, עובד עם שעות נוספות ועובד שהיה לו יום היעדרות. אם שלושתם נכונים, ההגדרות נכונות. איך קוראים תלוש ומה בודקים בו, בבדיקת תלוש שכר.
רק אחרי שהתלושים של החודש הראשון יצאו נכונים, ושמרתם את הדוחות מהמערכת הישנה, סוגרים אותה.
ב־ProperTime צוות התמיכה מלווה אתכם בהפקת הקובץ ובמחזור השכר הראשון, כך שבחודש הכי רגיש אתם לא לבד.
המעבר בקצרה
- שבועיים־שלושה לפני: בוחרים תאריך, 1 לחודש רגיל, ואוספים את פרטי העובדים, קודי ההיעדרות וכללי השעות הנוספות.
- שבוע לפני: מקימים עובדים ושעונים, עושים יום ניסיון ושולחים הודעה לעובדים.
- שבוע או שבועיים ראשונים: הרצה מקבילה והשוואה בסוף כל שבוע.
- כל שבוע: המנהלים מאשרים.
- סוף החודש: קובץ לשכר מנתונים מאושרים, השוואת סיכומים ובדיקה של שלושה תלושים.
- אחרי התלושים: שומרים את הדוחות הישנים וסוגרים את המערכת הישנה.
עוברים ל־ProperTime
ProperTime היא מערכת נוכחות עובדים שמרכזת נוכחות, היעדרויות ודיווח שעות על משימות במקום אחד. העובדים מחתימים מהנייד, מהמחשב או בשעון נוכחות, המנהלים מאשרים במהלך החודש, ובסופו יוצא קובץ מוכן לשכר. המערכת גם מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל.
- משאירים פרטים, ואנחנו מקימים לכם ניסיון של 14 ימים.
- מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח.
- מפיקים את קובץ השכר הראשון, עם צוות התמיכה לצדכם.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.