מחפשים מערכת לניהול עובדים? מערכת טובה מרכזת במקום אחד מי הגיע ומתי, מי נעדר, על מה עבדו ומה עובר לשכר, ובסוף החודש לא צריך לרדוף אחרי טבלאות. ההיצע גדול, ובהדגמה כל מערכת נראית טוב, ולכן כאן 7 בדיקות שמראות איזו מתאימה לצוות שלכם בפועל. המדריך עוסק בניהול השעות של הצוות: נוכחות, היעדרויות והקובץ שעובר לשכר. ואחרי שבחרתם, איך מנהלים את הצוות עצמו, מציפיות ועד משוב, תמצאו בטיפים לניהול עובדים.
מה מערכת לניהול עובדים עושה בפועל
בלי מערכת, התמונה של הצוות מפוזרת: השעות בשעון שבכניסה, ההיעדרויות בוואטסאפ, השעות לפרויקטים באקסל של כל עובד, והאישורים בראש של המנהל. בסוף החודש מישהו צריך לאסוף, להצליב ולתקן. מערכת לניהול עובדים מחליפה את כל זה בארבעה דברים:
- שעות עבודה. כל עובד מחתים כניסה ויציאה, מהנייד, מהמחשב או בשעון שבמשרד.
- היעדרויות. מחלה, חופשה, מילואים וכל סוג שהארגון צריך, באותו מקום עם הנוכחות.
- משימות. כמה שעות הלכו לכל לקוח, פרויקט ומשימה.
- אישורים. המנהל עובר על הדיווחים ומאשר אותם במהלך החודש, ובסוף החודש יוצא קובץ מוכן לשכר.
ככה זה נראה ביום רגיל: טכנאי מחתים מהטלפון כשהוא מגיע ללקוח הראשון, עובדת במשרד מחתימה בשעון שבכניסה, ועובד שחלה מדווח יום מחלה מהאפליקציה. המנהל רואה את כל זה באותה מערכת, מאשר, ולא מחכה לסוף החודש כדי לגלות מה חסר.
אלה 7 הדברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים מערכת לניהול עובדים:
- דיווח מכל מקום: נייד, מחשב ושעון נוכחות.
- נוכחות והיעדרויות באותו מקום.
- שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה.
- אישורי מנהלים לאורך החודש.
- קובץ מוכן למערכת השכר.
- רישום נוכחות כמו שהחוק דורש.
- אישור לדיווח לרשות החדשנות, אם יש לכם מענק.
ובסוף, ניסיון אמיתי על העובדים שלכם. הפירוט, אחד אחד:
1. דיווח מכל מקום, לא רק מהמשרד
לא כל העובדים יושבים במשרד. יש אנשי שטח, סוכנים, עובדים מהבית ועובדים בחו”ל. בדקו שהמערכת מקבלת דיווח מכמה ערוצים:
- מהמחשב, בממשק WEB
- מאפליקציה ל־Android ול־iOS
- משעון נוכחות פיזי: ביומטרי, כרטיסי עובד RFID או טוקנים
כדאי שהמערכת תתעד גם את מיקום הדיווח, כדי שתדעו מאיפה העובד החתים. וגם המנהלים צריכים גישה לדוחות מכל מקום, לא רק מהמחשב במשרד. איך זה עובד בפועל, בכתבה דיווח נוכחות מהנייד.
2. נוכחות והיעדרויות במקום אחד
החתמת כניסה ויציאה היא רק חצי מהתמונה. עובד אחד במילואים, אחר חולה יומיים, ושלישי לקח חופש ולא עדכן. אם ההיעדרויות נרשמות בצד, הן מגיעות לשכר באיחור או לא מגיעות בכלל. בדקו שהמערכת מנהלת גם את ההיעדרויות, כולל יומן חופשה:
- סוגי היעדרות שאתם מגדירים: מחלה, חופשה, מילואים, בדיקות וכל סוג אחר
- לכל עובד או קבוצת עובדים, רק הסוגים שרלוונטיים להם
- העובד מדווח היעדרות כמו כל דיווח אחר, והיא מופיעה לצד שעות העבודה
כך יש לכם תמונה אחת ברורה של הצוות, במקום כמה טבלאות שצריך להצליב. עוד על זה בכתבה ניהול היעדרויות עובדים.
3. שעות לפי לקוח, פרויקט ומשימה
אם אתם עובדים על פרויקטים, מתמחרים לפי שעות או צריכים להראות ללקוח על מה הלכו השעות, נוכחות לבד לא מספיקה. חפשו מערכת שבה העובד מדווח שעות על משימה, במבנה של לקוח ← פרויקט ← משימה. כך מקבלים דוחות פרויקטים ומעקב ניצול שעות בזמן אמת, ומגלים מוקדם פרויקט שלוקח יותר שעות ממה שתכננתם. על זה בהרחבה בעמוד מערכת דיווח שעות ובכתבה תוכנה לניהול משימות.
4. אישורי מנהלים לאורך החודש
העובדים דיווחו? עכשיו מישהו צריך לעבור על הדיווחים: מי שכח להחתים יציאה, איזו היעדרות לא עודכנה, איפה יש חריגה. כשעושים את זה רק בסוף החודש, הטעויות כבר בדרך לתלוש. בדקו שהמנהלים יכולים:
- לאשר דיווחים לאורך החודש, ולא רק כשסוגרים אותו
- לקבל דיווחים יומיים והתראות
- לנתח את הנתונים לפי הצורך: לפי עובד, פרויקט ומשימה
כך דוח השעות מוכן כשסוגרים את החודש, והשכר יוצא בלי הפתעות.
5. קובץ מוכן למערכת השכר
בסוף החודש הנתונים צריכים להגיע לשכר. כשמעתיקים שעות ידנית, טעות קטנה הופכת לתלוש שגוי ולשיחה לא נעימה עם העובד. בדקו שהמערכת מפיקה קובץ שכר מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, עם שעות העבודה, השעות הנוספות וההיעדרויות. הפרטים בעמוד אינטגרציה למערכות שכר.
6. רישום נוכחות כמו שהחוק דורש
מעסיק בישראל חייב לנהל רישום נוכחות, ובו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד בנפרד. וכשעובד תובע על שעות ואין לכם רישום מסודר, אתם אלה שצריכים להוכיח. מערכת טובה בונה את הרישום הזה כל יום, מהדיווחים של העובדים. בדקו שהמערכת:
- רושמת לכל עובד, כל יום, מתי נכנס ומתי יצא, לפי השעות שעבד בפועל
- מציגה את ההיעדרויות של כל עובד לצד הנוכחות שלו
- שולחת למנהלים דיווחים יומיים והתראות, כדי שחוסרים יתוקנו כבר במהלך החודש
מה בדיוק צריך להופיע ברישום ומה קורה בתביעה כשאין רישום, בכתבה חובת רישום נוכחות: מה החוק דורש מהמעסיק. ואילו חובות נוספות מצטרפות כשהצוות גדל, בחובות מעסיק לפי מספר עובדים.
7. מענק מרשות החדשנות? המערכת צריכה להיות מאושרת
חברות שמקבלות מענק מרשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי) מדווחות שעות לפי כללים מחמירים, למשל דיווח שעות לפי פרויקט ומשימה, ודוח שעות חודשי שעליו חותמים העובד ומנהל הפרויקט. כדי שהשעות יוכרו במענק, צריך לדווח במערכת נוכחות מאושרת. אם העובדים מדווחים מהנייד, בדקו שגם הדיווח מהנייד מאושר.
ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל. כל הפרטים בעמוד דיווח שעות לרשות החדשנות.
והבדיקה החשובה ביותר: לנסות על העובדים שלכם
הדגמה מראה איך המערכת עובדת. ניסיון מראה איך היא עובדת אצלכם. בדקו כמה מהר העובדים מתחילים לדווח, כמה קל לתקן דיווח או להוסיף היעדרות, ומי עונה לכם כשיש שאלה. ואם יש לכם כבר מערכת ואתם שוקלים לעבור, כך מתכננים מעבר בלי לאבד חודש: החלפת מערכת נוכחות.
ProperTime היא מערכת נוכחות עובדים שעונה על כל 7 הנקודות: דיווח מה־WEB, מהאפליקציה ומשעון פיזי, נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד, אישורי מנהלים לאורך החודש, קובץ מוכן לשכר, רישום נוכחות יומי לכל עובד ואישור לדיווח לרשות החדשנות. מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך.
רוצים לבדוק בעצמכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.