מערכת מעקב שעות עונה כל יום על שלוש שאלות: מי הגיע, מתי יצא וכמה שעות נצברו עד היום. בעסק קטן עונים על זה מהזיכרון או מקובץ אקסל. כשהצוות גדל וחלק מהעובדים בשטח, התשובה מגיעה רק בסוף החודש, וכבר מאוחר לתקן. מערכת טובה נותנת אותה באותו יום, ובלי טבלה שמישהו צריך לשמור עליה.
מה מערכת מעקב שעות עושה
- העובד מחתים בזמן אמת. כניסה ויציאה נרשמות ברגע שהן קורות, ולא משוחזרות בסוף השבוע.
- הכול במקום אחד. שעות, שעות נוספות, חופשה, מחלה ומילואים נמצאות באותה מערכת, ולא בכמה טבלאות.
- המנהל רואה במהלך החודש. מי לא דיווח, מי חרג ומה חסר, כשעוד אפשר לתקן.
- הסיכום מחושב לבד. אין נוסחה שצריך לתקן ואין שורה שנמחקה בטעות.
- השעות עוברות לשכר. קובץ מוכן במקום הקלדה מחדש.
איך עובדים מחתימים
ב־ProperTime יש שלוש דרכים, ושלושתן נכנסות לאותו דוח:
- מהמחשב או הדפדפן, למי שעובד מהמשרד או מהבית.
- מהאפליקציה בנייד, למי שבשטח. ההחתמה נרשמת עם מיקום הדיווח. פירוט בשעון נוכחות סלולרי.
- משעון נוכחות בכניסה לעסק. מידע על שעון נוכחות.
ככה אין עובד שנשאר מחוץ לתמונה רק כי הוא לא ליד מחשב.
מה המנהל רואה
המנהל מקבל דיווחים יומיים והתראות, מאשר דיווחים לאורך החודש, ורואה חריגים כשהם קורים. במקום לגלות בסוף החודש שיום חסר, הוא שולח תזכורת באותו שבוע.
בסוף החודש מפיקים דוח. מה כדאי לבדוק בו לפני שמעבירים לחשב השכר, מפורט בדוח נוכחות חודשי ובמדריך דוח שעות עבודה חודשי.
שעות לפי לקוח ופרויקט
עסק שמחייב לפי שעות או מנהל כמה פרויקטים צריך לדעת לאן הלך הזמן. ב־ProperTime העובד מדווח לפי לקוח, פרויקט ומשימה, וכך רואים כמה שעות הלכו לכל אחד. עוד על כך במערכת דיווח שעות.
ומה עם האקסל
לצוות קטן במשרד אחד, אקסל יכול להספיק. מתי עוברים הלאה ואיך, מוסבר במדריך ניהול נוכחות באקסל. הסימן הברור: אתם מקלידים את אותן שעות פעמיים, פעם בטבלה ופעם בשכר.
איך בוחרים מערכת
בודקים שיש בה חתימה מהנייד ומהשעון, אישורי מנהל, חיבור לשכר, ותמיכה זמינה. הרשימה המלאה באיך בוחרים מערכת לניהול עובדים. כל מה ש־ProperTime נותנת לנוכחות, להיעדרויות ולשעות במקום אחד, מופיע בעמוד מערכת נוכחות.
רוצים לראות איך זה נראה אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.