מתי להחליף שעון נוכחות ישן? כשהוא כבר לא חוסך לכם עבודה, אלא מייצר אותה: תיקונים בסוף החודש, עובדים שלא עוברים ליד השעון ושעות שמקלידים מחדש לשכר. אם אחד מהסימנים הבאים מוכר לכם, הגיע הזמן לבדוק חלופה.
1. סוף החודש נפתח במרדף אחרי תיקונים
“שכחתי להעביר כרטיס ביום שלישי.” “נראה לי שיצאתי בחמש.” ככה נראה סוף החודש כשהשעון עומד לבד. מנהלת החשבונות פותחת את הדוח ומוצאת ימים בלי יציאה, יום שלם בלי כניסה ועובד שהגיע אבל לא החתים. היא שולחת הודעות, מחכה לתשובות, ומקבלת שעות מהזיכרון.
כל תיקון כזה מעכב את סגירת השכר, וכל “נראה לי” נכנס לתלוש כמו שהוא. ככל שעובר יותר זמן, קשה יותר לזכור מה באמת קרה.
בשעון שמחובר למערכת, העובדים מקבלים תזכורת כששכחו לדווח, והמנהל רואה ומאשר את הדיווחים כבר במהלך החודש. טעות מתוקנת כשכולם עוד זוכרים מה קרה, וסוף החודש נשאר לבדיקה, לא לחקירה.
2. השעון עובד רק למי שמגיע למשרד
הטכנאי יוצא מהבית ישר ללקוח הראשון, ומסיים את היום אצל לקוח אחר בצד השני של העיר. הוא לא עובר ליד השעון שבכניסה, אז בסוף השבוע הוא שולח בווטסאפ “א’ עד ה’, 8:00 עד 17:00”. אותו דבר קורה עם מי שעובד מהבית יומיים בשבוע, או בסניף שאין בו שעון.
התוצאה: בדוח יש שני סוגי עובדים, מי שהחתים ומי ששלח הודעה. לשעות של הקבוצה השנייה אין תיעוד, ומישהו צריך להקליד אותן ביד.
היום עובדים כאלה מחתימים מאפליקציה בנייד, ל־Android ול־iOS, או מהמחשב. בהחתמה מהנייד נרשם גם המיקום, וכל ההחתמות נכנסות לאותה מערכת נוכחות אינטרנטית, לצד ההחתמות מהשעון שבמשרד.
3. עובד מחתים כרטיס בשביל חבר
שמונה בבוקר. עובד מגיע עם שני כרטיסים ומעביר גם את הכרטיס של החבר, שיגיע “עוד רבע שעה”. בדוח שניהם הגיעו בזמן. רבע שעה פה ורבע שעה שם מצטברות לשעות שמשלמים עליהן, ובשעון כרטיסים אין דרך לדעת מי באמת עמד מול השעון.
כרטיס אפשר להעביר מיד ליד. טביעת אצבע לא. שעון טביעת האצבע US10C מזהה כל עובד לפי האצבע שלו, כך שכל עובד מחתים רק בשביל עצמו.
והמעבר לא חייב לקרות ביום אחד: השעון מזהה גם טביעת אצבע וגם כרטיס או תג קרבה. בהתחלה חלק מהעובדים ממשיכים עם הכרטיס, וחלק כבר מחתימים באצבע.
4. השעות עוברות לשכר בהקלדה
סוף החודש. מישהו יושב עם דוח השעון בצד אחד ומערכת השכר בצד השני, ומקליד עובד אחרי עובד: שעות רגילות, שעות נוספות, יום חופש, יום מחלה. מספיק ש־8.5 הופך ל־5.8, והעובד מגלה את זה רק כשהתלוש מגיע. משם מתחילים בירורים מול המנהל ותיקון בחודש הבא.
ההקלדה לוקחת שעות כל חודש, וכל טעות פוגעת באמון של העובד בתלוש.
מערכת עדכנית מפיקה בסוף החודש קובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות, עם שעות העבודה, השעות הנוספות וההיעדרויות. השעות עוברות לשכר כמו שהמנהל אישר אותן, ואף אחד לא מקליד אותן מחדש.
5. היעדרויות ומשימות מנוהלות באקסל בצד
השעון יודע מתי העובד נכנס ויצא, וזה הכול. החופשות רשומות באקסל של המנהל, ימי המחלה בהודעות בווטסאפ, המילואים במייל, והשעות על כל פרויקט בטבלה נפרדת. בסוף החודש מישהו צריך לחבר ארבעה מקורות לתמונה אחת.
יום ריק בדוח יכול להיות שכחה, חופשה או מילואים, ואי אפשר לדעת בלי לשאול. וכשלקוח שואל כמה שעות הושקעו בפרויקט שלו, התשובה מחכה עד שמישהו יעבור על הטבלאות.
כשנוכחות, היעדרויות ודיווח שעות על משימות נמצאים באותה מערכת, העובד מדווח חופשה או שעות על פרויקט מאותה אפליקציה שבה הוא מחתים. המנהל רואה את התמונה המלאה כבר במהלך החודש, וההיעדרויות מגיעות לקובץ השכר יחד עם השעות.
מה לבדוק בשעון החדש
לפני שבוחרים, כדאי להכיר את סוגי שעוני הנוכחות, מכרטיס מגנטי ועד טביעת אצבע ואפליקציה בנייד. מתלבטים בין אצבע לכרטיס? המדריך לשעון נוכחות ביומטרי מסביר מתי טביעת אצבע מתאימה לעסק, והכתבה על כרטיס נוכחות לעובד מראה איך בוחרים דרך החתמה ומה צריך להופיע ברישום של כל עובד. ואז לבדוק:
- כמה דרכים להחתים. שעון פיזי (טביעת אצבע, כרטיס או תג קרבה), אפליקציה בנייד ו־WEB, וכולם נכנסים לאותה מערכת.
- נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד.
- אישורי מנהלים על הדיווחים.
- קובץ מוכן לשכר, בלי להקליד שעות.
- הטמעה קלה ותמיכה זמינה, כדי שהמעבר לא יעצור את העבודה.
בחרתם? כך עוברים בלי לאבד חודש, מהתאריך ועד התלוש הראשון: החלפת מערכת נוכחות צעד אחר צעד.
להחליף שעון עם ProperTime
ב־ProperTime שעון נוכחות פיזי הוא חלק ממערכת נוכחות עובדים אחת: העובדים מחתימים בשעון, באפליקציה או ב־WEB, והמנהל רואה נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד. בסוף החודש מפיקים קובץ מוכן לשכר, וההטמעה פשוטה, עם תמיכה זמינה לאורך כל הדרך.
המערכת גם מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות, כולל דיווח מהנייד.
רוצים לבדוק אם זה מתאים לכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.