חובות מעסיק מתחילות ביום שבו מעסיקים את העובד הראשון, ולא כשהעסק “גדל”. רובן חלות על כל מעסיק, בלי קשר למספר העובדים: הודעה על תנאי העסקה, רישום נוכחות, תלוש שכר ופנסיה. חלק קטן נכנס לתוקף רק כשהצוות עובר סף מסוים, ואותו הכי קל לפספס: אף אחד לא שולח מכתב כשמגיע העובד ה־26.
המדריך מסדר את החובות לפי גודל הצוות, עם המקור הרשמי לכל סף. הוא מיועד לבעלי עסקים, למנהלות משרד ולמי שמכין את השכר, ובסופו יש רשימה מרוכזת.
מהעובד הראשון: מה חל על כל מעסיק
החובות האלה חלות גם על מי שמעסיק עובד אחד:
- הודעה על תנאי העסקה. בכתב, לא יאוחר מ־30 ימים מהיום שהעובד התחיל לעבוד, ולנער שטרם מלאו לו 18, לא יאוחר משבעה ימים. חוזה שכולל את כל הפרטים נחשב הודעה. מה כותבים בה, במדריך להודעה לעובד על תנאי העסקה.
- טופס 101. העובד ממלא אותו תוך שבוע מתחילת העבודה, או עד המשכורת הראשונה, המוקדם מביניהם. עובד שלא מסר טופס, מנכים ממשכורתו מס בשיעור המרבי. הפרטים בטופס 101 למעסיק.
- פנסיה. לפי צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק, כל עובד זכאי לביטוח פנסיוני. עובד שכבר יש לו קרן זכאי להפרשות אחרי שלושה חודשי עבודה או בתום שנת המס, המוקדם מביניהם, רטרואקטיבית מהיום הראשון. עובד בלי קרן זכאי להן אחרי שישה חודשים. עוד בפנסיה חובה.
- רישום נוכחות. פנקס שעות עבודה לכל עובד בנפרד, עם הנוכחות וההיעדרות שלו, לפי חוק שעות עבודה ומנוחה וחוק הגנת השכר. לצדו מנהלים פנקס חופשה, לפי חוק חופשה שנתית. מה בדיוק רושמים, בחובת רישום נוכחות.
- משכורת ותלוש בזמן. לפי חוק הגנת השכר, משכורת חודשית משולמת עם תום החודש, ומשכורת שלא שולמה עד היום התשיעי שאחריו היא שכר מולן. את התלוש מוסרים לא יאוחר מאותו יום. עוד במועד תשלום משכורת.
- אחראי למניעת הטרדה מינית. לפי התקנות למניעת הטרדה מינית, כל מעסיק ממנה אחראי ומודיע לכל עובד מי הוא ואיך פונים אליו. הוא גם מסביר לעובדים ולמנהלים מה החוק אוסר ומה החובות של המעסיק. מעסיק עם 25 עובדים או פחות עומד בחובת ההסבר כשהוא מעביר לכל עובד ולכל מנהל את התקנון לדוגמה שמופיע בתקנות. מה עושים בפועל, שלב אחר שלב, במניעת הטרדה מינית בעבודה.
- מידע על רמות שכר. לפי חוק שכר שווה לעובדת ולעובד, עובד שמבקש זאת מקבל מהמעסיק מידע על רמות השכר במקום העבודה, לפי סוגי עובדים, משרות או דירוגים, בלי פרטים שמזהים עובד מסוים.
כשמגיע עובד חדש, רוב החובות האלה מתרכזות בשבוע הראשון. איך עוברים עליהן בסדר הנכון, בקליטת עובד חדש.
צוות שגדל: 10 עובדים, ויותר מ־25
הספים הראשונים נוגעים בעיקר למניעת הטרדה מינית ולהעסקת אנשים עם מוגבלות.
מ־10 עובדים: ממנים אחראי מטעמכם
לפי התקנות למניעת הטרדה מינית, רק מעסיק עם פחות מעשרה עובדים רשאי למנות את עצמו לאחראי. מהעובד העשירי, ממנים לתפקיד אדם אחר מטעמכם.
יותר מ־25 עובדים: תקנון מותאם ותלוי
עד 25 עובדים, מספיק להעביר לעובדים את התקנון לדוגמה. מעסיק עם יותר מ־25 עובדים:
- מתאים את התקנון לעסק שלו: לסוג הפעילות, למספר העובדים, לשפה שלהם ולהרכב הצוות.
- תולה אותו במקום בולט, ואם צריך, ביותר ממקום אחד.
- מוסר עותק לכל עובד שמבקש.
ואיך סופרים? כל חוק ותקנות מגדירים זאת בעצמם. בתקנות למניעת הטרדה מינית, למשל, נספרים גם עובדי קבלן כוח אדם שעובדים אצלכם בפועל.
יותר מ־25 עובדים: ייצוג הולם לאנשים עם מוגבלות
לפי חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, מעסיק עם יותר מ־25 עובדים, שרואה שבצוות שלו אין ייצוג הולם לאנשים עם מוגבלות, פועל כדי לקדם אותו, כולל התאמות במקום העבודה. אפשר לעשות זאת בתכנית שנותנת עדיפות למועמדים עם מוגבלות כשהכישורים שלהם דומים לאלה של מועמדים אחרים.
ספים גבוהים יותר: יותר מ־518 עובדים
לפי חוק שכר שווה לעובדת ולעובד, מעסיק עם יותר מ־518 עובדים:
- עורך פעם בשנה דוח פנימי על השכר הממוצע בכל קבוצת עובדים, ובו פערי השכר בין גברים לנשים, באחוזים.
- מוסר לכל עובד לאיזו קבוצה הוא שייך ומה פער השכר בה.
- מפרסם דוח פומבי, גם באתר האינטרנט שלו אם יש לו אתר, בלי פרטים שמזהים עובד.
החוק מאפשר לשר העבודה להחיל את החובה בצו גם על מעסיקים עם פחות עובדים. מתקרבים לסף? בדקו אם יצא צו כזה. מה עוד החוק דורש מכל מעסיק, בחוק שכר שווה לעובדת ולעובד.
הדוח הזה נבנה מנתוני שכר והיקף משרה של כל עובד. מי שמנהל נוכחות ואחוז משרה מסודרים מהעובד הראשון, מגיע לסף עם נתונים מוכנים.
מה שומרים, וכמה זמן
כמה מהחובות האלה הן בעצם רישומים. כדאי שיהיו במקום אחד, לכל עובד:
- פנקס שעות עבודה: שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות, לפי מה שהעובד עבד בפועל.
- פנקס חופשה: מועדי החופשה, דמי החופשה ששולמו ותאריך התשלום.
- תלושי שכר. בתלוש מופיעים גם ימי העבודה ושעות העבודה, ולכן הוא נכון רק כשהנוכחות נכונה.
- ההודעה על תנאי העסקה וטופס 101, כולל הטפסים של השנים הקודמות.
- מינוי האחראי למניעת הטרדה מינית והתקנון, כדי שתוכלו להראות מתי מיניתם ואיך הודעתם לעובדים.
כמה זמן? תביעה כספית מתיישנת אחרי שבע שנים (חוק ההתיישנות). לכן כדאי לשמור את הרישומים לפחות שבע שנים, וגם אחרי שהעובד עזב. מה קורה בתביעה כשאין רישום, בתביעת שעות נוספות, ומה מבקש מפקח בביקורת, בביקורת משרד העבודה.
רשימה מרוכזת: חובות מעסיק לפי מספר עובדים
| מספר עובדים | מה | לפי מה |
|---|---|---|
| מהעובד הראשון | הודעה על תנאי העסקה, תוך 30 ימים (לנער: שבעה ימים) | חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה |
| מהעובד הראשון | טופס 101, תוך שבוע או עד המשכורת הראשונה | תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה) |
| מהעובד הראשון | ביטוח פנסיוני | צו ההרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק |
| מהעובד הראשון | פנקס שעות עבודה ופנקס חופשה | חוק שעות עבודה ומנוחה, חוק הגנת השכר, חוק חופשה שנתית |
| מהעובד הראשון | משכורת ותלוש עד היום התשיעי שאחרי תום החודש | חוק הגנת השכר |
| מהעובד הראשון | אחראי למניעת הטרדה מינית, והתקנון לדוגמה לכל עובד | תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק) |
| מהעובד הראשון | מידע על רמות שכר, לעובד שמבקש | חוק שכר שווה לעובדת ולעובד |
| מ־10 עובדים | אחראי למניעת הטרדה מינית שאינו המעסיק עצמו | תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק) |
| יותר מ־25 | תקנון מותאם, תלוי במקום בולט | תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק) |
| יותר מ־25 | קידום ייצוג הולם לאנשים עם מוגבלות | חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות |
| יותר מ־518 | דוח שנתי על פערי שכר בין נשים לגברים: פנימי, לכל עובד ופומבי | חוק שכר שווה לעובדת ולעובד |
הבסיס לכל החובות: רישום נוכחות מסודר
רוב החובות ברשימה נשענות על אותם נתונים: מתי כל עובד עבד, מתי נעדר, וכמה שעות. ב־מערכת הנוכחות של ProperTime הנתונים האלה נאספים כל יום, מהעובד הראשון ועד הצוות הגדול:
- כל עובד מחתים בעצמו: מהאפליקציה בנייד, מהמחשב או בשעון הנוכחות שבכניסה. כל ההחתמות נכנסות לאותו דוח.
- נוכחות והיעדרויות במקום אחד: חופשה, מחלה ומילואים נרשמים כל אחד בסוג שלו, וכל חופשה נרשמת ביומן החופשה של העובד.
- המנהלים מאשרים במהלך החודש, ומקבלים דיווחים יומיים והתראות, כך שהחתמה חסרה מתגלה כבר במהלך החודש ולא בסופו.
- קובץ מוכן לשכר: בסוף החודש השעות וההיעדרויות שאושרו יוצאות בקובץ מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות.
עוד לא בחרתם מערכת? אלה 7 הדברים שכדאי לבדוק לפני שבוחרים.
זה מידע כללי, נכון לאוקטובר 2026. את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקורות, מול יועץ שכר או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): תקנות למניעת הטרדה מינית (חובות מעסיק), התשנ״ח–1998, תקנות 1, 2, 4 ו־8, חוק שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות, התשנ״ח–1998, סעיף 9, חוק שכר שווה לעובדת ולעובד, התשנ״ו–1996, סעיפים 6ב ו־7, חוק הודעה לעובד ולמועמד לעבודה (תנאי עבודה והליכי מיון וקבלה לעבודה), התשס״ב–2002, תקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), צו הרחבה לביטוח פנסיוני מקיף במשק, כל זכות, חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951, סעיף 25, חוק הגנת השכר, התשי״ח–1958, תיקון 24, חוק חופשה שנתית, חוק ההתיישנות, התשי״ח–1958.
הצוות גדל? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, כך שהנוכחות של כל עובד תירשם מהיום הראשון, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.