ניהול היעדרויות עובדים הוא הרישום, האישור והמעקב של כל יום שבו עובד לא עבד: מחלה, חופשה, מילואים, חופשה ללא תשלום וכל סוג אחר, עד שההיעדרות מגיעה לתלוש השכר.
אם אתם רודפים בסוף החודש אחרי מי חלה, מי היה בחופש ומי במילואים, המדריך הזה בשבילכם: מה בודקים לפני שמאשרים, מה צריך לכל סוג היעדרות, איך מגדירים הכול ב־ProperTime ואיך סוגרים חודש בלי הפתעות.
למה ניהול היעדרויות עובדים מסתבך בסוף החודש
עובד אחד היה במילואים, אחר היה חולה יומיים, ועוד מישהו לקח חופש ולא עדכן. ההודעות מפוזרות בווטסאפ, באקסל ובראש של המנהל, והשכר מחכה לנתונים.
הפתרון הוא לרשום כל היעדרות באותו מקום שבו נרשמת הנוכחות. ב־ProperTime ההיעדרויות נמצאות באותה מערכת נוכחות עם הכניסות, היציאות והמשימות. העובדים מדווחים מהאפליקציה בנייד או מהמחשב, והמנהל רואה את התמונה המלאה כבר במהלך החודש.
סוגי היעדרויות עובדים: מגדירים לפי הארגון שלכם
כל ארגון מגדיר את סוגי ההיעדרות שמתאימים לו: מחלה, חופשה, מילואים, בדיקות וכל סוג אחר שאתם צריכים. אפשר להוסיף ולהוריד סוגים בכל עת, ולשייך לכל עובד או לכל קבוצת עובדים רק את הסוגים שרלוונטיים להם.
טיפ: תנו לכל סוג שם שהעובדים מבינים בלי הסבר, כמו “מחלה” או “מילואים”. שם ברור הוא פחות טעויות בדיווח, ופחות שאלות אליכם.
ניהול היעדרויות מהנייד: איך העובד מדווח
העובד בוחר את סוג ההיעדרות, למשל מחלה או חופשה, ומדווח מהאפליקציה בנייד או מהמחשב. ההיעדרות נרשמת לצד שעות העבודה, כך שכשאתם פותחים את החודש של עובד, רואים במקום אחד מתי עבד ומתי נעדר. וכשכל ההיעדרויות במערכת, רואים בכל רגע מי בעבודה ומי לא.
אישור היעדרויות עובדים: מה בודקים לפני שמאשרים
המנהל מאשר את הדיווחים כבר במהלך החודש, ומקבל דיווחים יומיים והתראות. כשמגיעה היעדרות לאישור, ארבע בדיקות קצרות חוסכות תיקון בתלוש:
- הסוג הנכון. מילואים שנרשמו כחופשה, או מחלה שנרשמה כיום עבודה, יגיעו לשכר בקוד הלא נכון.
- התאריכים הנכונים. מחלה של יומיים שנרשמה ליום אחד, או בתאריך אחר, נותנת תמונה לא נכונה של החודש.
- אין ימים ריקים. יום בלי נוכחות ובלי היעדרות הוא שאלה פתוחה. כדאי לברר אותו עכשיו, כשהעובד עוד זוכר מה קרה.
- המסמכים אצלכם. אם בארגון שלכם נהוג לבקש אישור מחלה או אישור מילואים, ודאו שהוא הגיע לפני שאתם מאשרים.
כשמאשרים לאורך החודש, טעות מתוקנת כשכולם עוד זוכרים מה קרה. כך עושים מעקב נוכחות והיעדרות שוטף, ולא מגלים בעיות רק בסוף החודש.
ואם עובד פשוט לא הגיע ולא הודיע? זה לא דיווח לאישור אלא מקרה לטיפול: ראו היעדרות ללא הודעה: מה המעסיק עושה כשעובד לא מגיע.
מה צריך לכל סוג היעדרות: מחלה, חופשה, מילואים וחל״ת
לכל סוג היעדרות יש כללים משלו בחוק, ולכן גם בדיקה משלו לפני שמאשרים. כל סוג גם משולם אחרת, ולכן צריך קוד שכר משלו. הנה העיקר, נכון לאוקטובר 2026.
מחלה: אישור מחלה, ותאריכים מדויקים
- מה מבקשים מהעובד: אישור מחלה. לפי חוק דמי מחלה והתקנות שלו, העובד מוסר למעסיק ראיה למחלה, ועליה נשען התשלום.
- כמה משלמים: על היום הראשון לא משלמים דמי מחלה, על היום השני והשלישי משלמים מחצית, ומהיום הרביעי משלמים דמי מחלה מלאים.
- כמה נצבר: יום וחצי לכל חודש עבודה מלא, עד 90 ימים.
- מה בודקים ברישום: שכל יום מחלה רשום בתאריך שלו. התשלום תלוי בכמה ימים ברצף העובד נעדר, ולכן מחלה של שלושה ימים שנרשמה כיום אחד מגיעה לתלוש בסכום אחר.
כל הכללים, עם דוגמאות, במדריך לימי מחלה לפי חוק.
על מה לבקש ואיך לבדוק, ראו אישור מחלה. עובד שנפגע במהלך העבודה נרשם אחרת, ראו תאונת עבודה. ואם העובד חולה ואתם שוקלים לפטר, קראו קודם פיטורים בזמן מחלה.
חופשה: פנקס חופשה ויתרה נכונה
- מה החוק דורש: לפי חוק חופשה שנתית, המעסיק מנהל פנקס חופשה עם החופשות של כל עובד. ב־ProperTime כל חופשה נרשמת ביומן החופשה של העובד, עם התאריכים שלה.
- כמה ימים מגיעים: אורך החופשה נקבע לפי הוותק של העובד, ולכן גם היתרה שונה מעובד לעובד.
- מה לא נספר כחופשה: לפי החוק, ימים מסוימים לא נכנסים למניין ימי החופשה, בין היתר ימי מילואים, ימי חג וימי מחלה. עובד שחלה באמצע החופשה, למשל: ימי המחלה נרשמים כמחלה, לא כחופשה.
כל הכללים, עם דוגמאות, במדריך לימי חופשה לפי חוק. ואם אתם סוגרים את העסק לכולם בבת אחת, ראו חופשה מרוכזת: מה מותר למעסיק, ומה רושמים. ולפני הקיץ והחגים: תכנון חופשות לעובדים, כך שכולם יוצאים לחופש והעבודה ממשיכה.
מילואים: אישור מהצבא, ותאריכים שתואמים אותו
- מה מבקשים מהעובד: אישור על שירות מילואים מהצבא, עם תאריכי השירות.
- מי משלם: כשהמעסיק משלם לעובד את תגמול המילואים עם המשכורת, הביטוח הלאומי מחזיר לו את הסכום. בתביעה מדווחים על תקופת השירות כפי שהיא מופיעה בטופס הצבאי.
- מה בודקים ברישום: שימי המילואים רשומים כמילואים, ובדיוק בתאריכים שבאישור. כך ההחזר מהביטוח הלאומי תואם את השכר ששילמתם, והעובד לא מאבד ימי חופשה.
עובד במילואים: מדריך למעסיק: מי משלם, איך מקבלים החזר מהביטוח הלאומי, ומה רושמים בנוכחות.
גם בן או בת הזוג של משרת מילואים מוגנים בעבודה: בן זוג של משרת מילואים.
חופשה ללא תשלום: הסכמה בכתב, ותאריכים ברורים
- מה מבקשים מהעובד: בקשה, ואישור שלכם בכתב עם תאריך יציאה ותאריך חזרה.
- מה בודקים ברישום: שהימים רשומים כחופשה ללא תשלום ולא כחופשה רגילה, כך שלא יורדים לעובד ימי חופשה והתלוש לא משלם עליהם.
כל הפרטים, כולל ההשפעה על ותק, הבראה וביטוח לאומי, במדריך לחופשה ללא תשלום (חל״ת).
ועובד שנשאר בבית לפי הנחיות פיקוד העורף, או כי בית הספר של הילד נסגר? מתי אסור לפטר, מה עם השכר ואיך רושמים את הימים, במדריך להיעדרות במצב חירום.
ועוד סוגי היעדרות שכדאי להכיר: ימי אבל לעובד, מחלת בן זוג או הורה, היעדרות בשל טיפולי פוריות, שמירת הריון וחופשת לידה לאב.
הסכם קיבוצי, צו הרחבה או חוזה העבודה יכולים לתת לעובד תנאים טובים יותר, כמו שקורה גם בשעות נוספות לפי החוק. זה מידע כללי: את הפרטים המלאים כדאי לבדוק במקורות או מול עורך דין לדיני עבודה.
מקורות (נבדקו באוקטובר 2026): חוק דמי מחלה, חוק חופשה שנתית, הביטוח הלאומי: מעסיק עובד המשרת במילואים.
ניהול היעדרויות ויתרות: חופשה ומחלה נכונות רק כמו הרישום
יתרות החופשה והמחלה בתלוש נשענות על ההיעדרויות שנרשמו. לכן כל רישום שגוי עובר הלאה: מילואים שנרשמו כחופשה מורידים לעובד ימי חופשה שלא ניצל, ומחלה שלא נרשמה משאירה לו ימי מחלה שכבר ניצל. העובד מגלה את זה בתלוש, ומתקשר לשאול.
כשההיעדרויות נרשמות ומאושרות במקום אחד, וכל סוג ממופה לקוד השכר שלו, גם הנתונים שמגיעים לשכר נכונים. כדאי לבדוק מדי פעם גם שצבירת ימי החופשה בתלוש תואמת את הסכם העבודה ואת החוק.
איך מגדירים היעדרויות ב־ProperTime
ההגדרה נעשית בארבעה שלבים:
- לקוחות: במסך “לקוחות”, מעדכנים את שם החברה שלכם.
- פרויקטים: במסך “פרויקטים”, מוסיפים פרויקט בשם “היעדרות”.
- משימות: מוסיפים משימות היעדרות לפי הצורך, למשל מחלה, חופשה, מילואים ובדיקות.
- סימון: מסמנים וי ליד כל משימת היעדרות, בעמודה “משימות היעדרות”.
מעכשיו העובדים מדווחים היעדרות כמו כל דיווח אחר, וההיעדרויות מופיעות לצד שעות העבודה.
מההיעדרות ועד השכר
סגירת החודש עוברת בשלושה צעדים:
- עוברים על דוח הנוכחות החודשי. לכל עובד רואים את השעות ואת ההיעדרויות, כל אחת בתאריך שלה.
- מוודאים שהכול אושר. הקובץ לשכר נבנה מהשעות וההיעדרויות שכבר אושרו, לכן כדאי לסגור כל דיווח שנשאר פתוח.
- מפיקים את קובץ השכר. ProperTime מפיקה קובץ שכר מוכן לטעינה למערכות שכר מובילות. ההיעדרויות, כולל יומן החופשה, ממופות לקודי השכר שלכם, כך שלא צריך להעתיק ימי מחלה וחופשה לאקסל.
רוצים לראות איך זה עובד אצלכם? השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, עם תמיכה אנושית לאורך הדרך. ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.