תוכנת נוכחות לעובדים צריכה לעשות דבר אחד טוב: לקחת את החודש כולו, מההחתמה בבוקר ועד קובץ השכר, ולהוריד ממנו עבודה ידנית. כי כל תחנה שנעשית ביד, בטבלת אקסל, בכרטיס נייר או בהודעה בטלפון, היא עוד מקום לטעות שתגיע לתלוש.
המדריך עובר על חודש נוכחות לפי הסדר: מה קורה בכל שלב, מי אחראי עליו ואיפה בדרך כלל טועים. בכל שלב תראו גם איך זה עובד ב־ProperTime (פרופר טיים), תוכנת הנוכחות שמרכזת נוכחות, היעדרויות ומשימות במקום אחד. עדיין משווים בין מערכות? ריכזנו גם מה לבדוק לפני שבוחרים.
מי עושה מה
בחודש נוכחות יש שלושה תפקידים:
- העובד מחתים כניסה ויציאה כל יום, ומעדכן מראש על חופשה.
- המנהל הישיר עובר על הדיווחים של הצוות שלו, משלים חורים ומאשר. הוא מכיר את העבודה, ולכן מזהה מהר יום ארוך מדי או שעות על פרויקט לא נכון.
- מי שמכין את השכר, מנהל המשרד או חשב השכר, סוגר את החודש ומעביר את הנתונים למערכת השכר.
כשכל אחד יודע מה התפקיד שלו ועד מתי, סוף החודש לא נופל על אדם אחד ביום אחד.
כל יום: החתמה בכניסה וביציאה
הכול מתחיל ברישום היומי: מתי כל עובד התחיל ומתי סיים. וזה לא רק נוהל פנימי: החוק מחייב את המעסיק לנהל רישום נוכחות, ובו הנוכחות וההיעדרות של כל עובד בנפרד. מה בדיוק דורשת חובת רישום נוכחות.
הטעות הנפוצה בשלב הזה פשוטה: עובד שכח להחתים, ומישהו משלים את השעה בסוף החודש מהזיכרון. כך ניחוש נכנס לתלוש. הדרך הכי טובה למנוע את זה היא לתת לכל עובד להחתים בדרך שנוחה לו.
עובד במשרד מחתים בשעון נוכחות פיזי. עובד בשטח, אצל לקוח או בבית מחתים מהנייד או מהמחשב. ב־ProperTime לא צריך לבחור שיטה אחת לכל העסק:
- שעון נוכחות בכניסה. לעובדים שמגיעים כל יום לאותו מקום: טביעת אצבע, כרטיס עובד (RFID) או טוקן. טביעת אצבע מקשה על החתמה בשביל עובד אחר, ואין כרטיס לשכוח בבית. השעון שאנחנו מספקים הוא שעון טביעת אצבע דגם US10C, שמזהה עובדים בטביעת אצבע וגם בכרטיס או תג קרבה.
- אפליקציה בנייד. לאנשי שטח, לטכנאים ולמי שעובד מהבית. מחתימים באפליקציה ל־Android ול־iOS, ומיקום ההחתמה נרשם. איך זה נראה ביום עבודה: דיווח נוכחות מהנייד.
- מהמחשב, בדפדפן. בלי חומרה. מדווחים מהמשרד, מהבית ואפילו מחו״ל.
כל ההחתמות נכנסות לאותה מערכת ולאותו דוח, והמנהל רואה את כולן במקום אחד.
כבר יש לכם שעון בכניסה, וכל סוף חודש נפתח בתיקונים? אלה הסימנים שהגיע הזמן להחליף שעון נוכחות.
במהלך החודש: היעדרויות ומשימות
יום בלי החתמה הוא לא תמיד שכחה. לפעמים זו חופשה, מחלה או מילואים שאף אחד לא רשם. לכל סוג היעדרות יש קוד אחר בשכר, ולכן רושמים כל היעדרות בתאריך שלה ולפי הסוג שלה, כבר כשהיא קורה. כמה ימים מגיעים לעובד ואיך רושמים אותם נכון: ימי מחלה לפי חוק וימי חופשה לפי חוק.
- היעדרויות. ב־ProperTime חופשות והיעדרויות מנוהלות באותה מערכת שבה מחתימים, ורואים בכל רגע מי בעבודה ומי לא. הפרטים בכתבה ניהול היעדרויות עובדים.
- שעות על משימות. מי שעובד על פרויקטים מדווח שעות לפי לקוח ← פרויקט ← משימה, וכך יודעים לאן הלכו השעות. זה המידע שעוזר לתמחר נכון את העבודה הבאה. הפרטים בעמוד מערכת דיווח שעות.
כל שבוע: המנהלים בודקים ומאשרים
בלי בדיקה שוטפת, טעות בדיווח מתגלה בדרך כלל כשחשב השכר כבר סוגר את החודש, או כשהעובד פותח את התלוש. לכן פעם בשבוע כל מנהל עובר על הדיווחים של הצוות שלו: משלים כניסות ויציאות חסרות, מברר כל יום ריק ושם לב לשעות נוספות שמצטברות. רק אחרי זה הוא מאשר. כך מתקנים טעות כשהעובד עוד זוכר מה קרה, ולא אחרי שהגיעה לתלוש.
ומה עושים כשצריך לשנות שעה שכבר נרשמה? מי מאשר, ומה חייב להישאר רשום מכל תיקון: שינוי דיווח נוכחות בדיעבד.
מה בודקים בכל שבוע ומה משאירים ליום הסגירה, שלב אחר שלב: שגרת בדיקה לדוח נוכחות חודשי.
ב־ProperTime המנהל מאשר את הדיווחים ומקבל דיווחים יומיים והתראות, כך שמתקנים טעויות במהלך החודש ולא רק בסופו.
איך זה נראה בפועל? בכתבה מעקב נוכחות והיעדרות תמצאו את אותו חודש פעמיים: פעם עם בדיקה רק בסופו, ופעם עם מעקב שוטף.
סוף החודש: סוגרים ומעבירים לשכר
ביום הסגירה
כשבדקו לאורך החודש, ביום הסגירה נשארת בדיקה אחרונה: עוברים על הסיכומים של כל עובד ובודקים את החריגים. כדאי לקבוע לסגירה יום קבוע בכל חודש, שכולם מכירים מראש: עד אותו יום משלימים ומאשרים. מה בדיוק בודקים, במדריך דוח נוכחות חודשי.
ההעברה לשכר
כאן נכנסות הכי הרבה טעויות הקלדה: מספיק שעה אחת שהועתקה לא נכון מהדוח, והיא כבר בתלוש. לכן הנתונים עוברים לשכר בקובץ ולא בהקלדה, ורק אחרי שאושרו.
ב־ProperTime קובץ השכר יוצא מהדיווחים שכבר אושרו, בפורמט של מערכת השכר שלכם ומוכן לטעינה. יש ממשק למערכות שכר מובילות: מיכפל, מלם, שיקלולית וחשבים.
מה נכנס לקובץ:
- שעות עבודה, כולל תעריפי שעות נוספות לפי ההגדרות של הארגון.
- היעדרויות ויומן חופשה, ממופים לקודי השכר במערכת שלכם.
- נסיעות, לצורך החזר נסיעות.
ממשיכים לעבוד עם מערכת השכר שלכם: טוענים את הקובץ, והשכר והתלושים מחושבים שם כרגיל.
אחרי הטעינה
בודקים שהסיכומים במערכת השכר זהים לדוח: סך השעות, השעות הנוספות וההיעדרויות. פער מבררים לפני שהתלושים יוצאים, ולא מול עובד שמחזיק תלוש שגוי. כשהחודש עבר בסדר הזה, יש פחות הקלדה, פחות טעויות בתלוש ופחות שיחות לא נעימות עם עובדים. ובסוף השנה, התלושים האלה מסתכמים בטופס 106 שכל עובד מקבל מהמעסיק.
החודש בקצרה
- כל יום: העובדים מחתימים כניסה ויציאה.
- כשזה קורה: כל היעדרות נרשמת בתאריך שלה ולפי הסוג שלה.
- כל שבוע: המנהלים משלימים חורים ומאשרים.
- ביום הסגירה: בדיקה אחרונה, וקובץ לשכר רק מנתונים מאושרים.
- אחרי הטעינה: משווים את הסיכומים במערכת השכר לדוח.
מקבלים מענק מרשות החדשנות?
כדי שהשעות יוכרו במענק, צריך לדווח במערכת נוכחות מאושרת. ProperTime מאושרת לדיווח שעות לרשות החדשנות (לשעבר המדען הראשי), והיא הראשונה שאושרה לדיווח מהמובייל. כל הפרטים בעמוד דיווח שעות לרשות החדשנות.
איך מתחילים עם ProperTime
- משאירים פרטים, ואנחנו מקימים לכם ניסיון של 14 ימים.
- מייבאים את פרטי העובדים ומתחילים לדווח.
- מפיקים את קובץ השכר הראשון, וצוות התמיכה עוזר בהפקת הקובץ ובמחזור השכר הראשון.
צוות התמיכה זמין לכל שאלה, גם אחרי ההקמה.
השאירו פרטים ונקים לכם ניסיון של 14 ימים, ללא התחייבות וללא כרטיס אשראי.